OnSite Support reduziert Überbestände um 130.000 £ und steigert den Liefergrad um 8 %

OnSite Support legt großen Wert auf einen hohen Servicestandard und bietet mit seiner eigenen Fahrzeugflotte Lieferungen am nächsten Tag in ganz Großbritannien an.

Bisheriges System und Gründe für den Wechsel

In der Vergangenheit setzte OnSite Support keine Prognosesoftware ein. Stattdessen nutzte das Unternehmen ein manuell berechnetes Min-Max-Bestellsystem, dessen statische Werte im ERP-System hinterlegt wurden.

Genaue Prognosen sind besonders wichtig, wenn ein Unternehmen mit zahlreichen Lieferanten in Großbritannien, Europa und Fernost zusammenarbeitet. OnSite Support musste seinen Bestandsbedarf zuverlässig ermitteln, um die benötigten Mengen bei seinen Lieferanten entsprechend anzupassen und sicherzustellen, dass der richtige Bestand zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist. Dies war einer der Hauptgründe für die Suche nach einer geeigneten Lösung.

Zwei parallele Projekte als zusätzliche Herausforderung

Gleichzeitig erkannte OnSite Support, dass das bisherige ERP-System Orderwise den Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht wurde. Mit Blick auf das weitere Unternehmenswachstum entschied sich OnSite Support für den Umstieg auf das cloudbasierte ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central.

„Zwei Projekte dieser Größenordnung gleichzeitig umzusetzen, wäre für unsere Benutzer äußerst belastend gewesen“, erklärt Vincent Jenkins, Operations Manager bei OnSite Support. „Mit Netstock konnten wir zunächst ein Testsystem auf Basis unseres bisherigen Orderwise-ERP-Systems einführen. So konnte sich das Team mit Netstock vertraut machen, während es weiterhin mit dem bekannten ERP-System arbeitete.“

Das Team von OnSite Support verglich die auf den Prognosen basierenden Bestellvorschläge von Netstock mit den Ergebnissen der bisherigen manuellen Prozesse. So konnten die Daten überprüft und Bereiche identifiziert werden, in denen noch Anpassungen erforderlich waren.

OnSite Support betrieb außerdem eine Testversion von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Netstock. Dabei wurden historische Daten aus dem Orderwise-ERP-System übernommen und für Prognosen verwendet. Diese konnten anschließend mit den als Testdaten im neuen System hinterlegten Anforderungen abgeglichen werden.

„Der größte Vorteil bestand für uns darin, dass sich unsere Benutzer bereits vor der Einführung des neuen ERP-Systems mit den Funktionen von Netstock vertraut machen konnten. Dadurch konnten wir einige Anpassungen am System vornehmen und bei Netstock die benötigten Berichte anfordern, um künftig auf Grundlage der benötigten Daten fundierte Entscheidungen treffen zu können.“

Veränderungen erfolgreich umsetzen

Vincent war sich bewusst, welche Herausforderungen Veränderungen mit sich bringen, insbesondere wenn sich Gewohnheiten, Denkweisen und Arbeitsweisen ändern müssen.

„Mit dem Testsystem konnten wir die Zahlen über einen längeren Zeitraum beobachten, ohne uns im Tagesgeschäft bereits auf sie verlassen zu müssen. Dadurch konnten unsere Benutzer Vertrauen in die von Netstock gelieferten Daten und Bestellvorschläge aufbauen.“

Herausforderungen im Bestandsmanagement

OnSite Support verwaltet 6.000 Artikel. Dazu gehören auch Grundprodukte, die für die Fertigung weiterer Artikel verwendet werden. Hinzu kommen weitere 40.000 Artikel, die nicht auf Lager gehalten werden. Im Fertigungsbereich verwendet das Unternehmen Komponenten zur Herstellung auftragsbezogener Artikel.

Bei der Prognose des Bedarfs an Grundprodukten müssen daher auch die Stücklistenkomponenten berücksichtigt werden, die für die Fertigung dieser auftragsbezogenen Artikel benötigt werden.

„Wir verkaufen wahrscheinlich 10.000 bis 15.000 auftragsbezogen gefertigte Artikel, die wir nicht auf Lager halten. Die dafür benötigten Grundprodukte müssen jedoch verfügbar sein, damit wir diese Artikel herstellen können. Mit Netstock können wir den Bedarf mit der erforderlichen Genauigkeit prognostizieren.“

Als Lieferant für die Bauindustrie mit Produkten wie persönlicher Schutzausrüstung, COVID-19-Tests und Desinfektionsmitteln war OnSite Support von den landesweiten Lockdowns nicht unmittelbar betroffen und konnte den Geschäftsbetrieb fortsetzen. Der Mai 2020 war sogar der erfolgreichste Monat in der Unternehmensgeschichte.

„Dadurch wurden unsere Prognosen allerdings erheblich verzerrt, da es innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums zu einer außergewöhnlichen Nachfragespitze kam. Ohne entsprechende Anpassungen hätte dies dazu geführt, dass wir deutlich höhere Bestände dieser Produkte vorgehalten hätten. Mit Netstock können Prognosen manuell angepasst werden. Normalerweise wäre es sehr aufwendig gewesen, jeden einzelnen Artikel unseres Sortiments manuell zu bearbeiten. Während der COVID-19-Pandemie führte Netstock jedoch eine Funktion ein, mit der wir die außergewöhnlich hohe Nachfrage ausblenden, auf aussagekräftigere historische Daten zurückgreifen und einen prozentualen Aufschlag anwenden konnten. Dadurch konnten wir unsere Bestände wesentlich bedarfsgerechter planen.“

Die durch die Pandemie, den Brexit und den Vorfall im Suezkanal verlängerten Lieferzeiten hatten nur geringe Auswirkungen auf OnSite Support. Deutlich stärker wirkten sich die erheblich gestiegenen Rohstoff- und Frachtkosten aus.

„Auf diese Entwicklungen hatten wir keinen Einfluss. Durch eine bessere Bestandsplanung konnten wir unsere Kostenbasis jedoch stabil halten und unsere Kunden weiterhin zuverlässig beliefern.“

Zeitersparnis und geringeres Fehlerrisiko bei Bestellungen

Netstock hat den Bestellprozess bei OnSite Support verbessert. Bestellungen können nun direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central exportiert werden. Das spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und reduziert das Fehlerrisiko.

Gebundenes Kapital reduzieren und gleichzeitig den Service verbessern

Die Klassifizierungsmatrix von Netstock berücksichtigt nicht nur den Wert der Produkte, sondern auch deren Umschlagshäufigkeit.

„Durch die Kombination dieser beiden Kennzahlen können wir sehr detailliert festlegen, welchen Servicegrad wir für einzelne Produkte erreichen möchten. Indem wir diese Einstellungen kontinuierlich angepasst haben, konnten wir sowohl unsere Bestandsverfügbarkeit als auch unseren Servicegrad verbessern.“

Einführung von Netstock im Team

„Einige Mitarbeiter im Einkauf waren mit dem Konzept der Prognose oder der Bedeutung einer ABC-Analyse für die Steuerung des Bestandswerts noch nicht vertraut. Bei den Schulungen vermittelt Netstock deshalb nicht nur die Bedienung der Anwendung, sondern auch Grundlagen und bewährte Verfahren der Bestandsplanung.“

OnSite Support beschränkte die Einführung von Netstock nicht auf die unmittelbaren Benutzer der Lösung. Auch die Vertriebsteams sollten verstehen, wie wichtig Kundenprognosen sind, um den zukünftigen Bedarf möglichst genau zu bestimmen.

Zwar standen historische Daten als Grundlage für zukünftige Prognosen zur Verfügung, doch durch den Einblick in die Berechnung des Bestandsbedarfs mit Netstock wurde dem Vertrieb deutlich, wie wichtig zusätzliche Informationen der Kunden für eine präzise Planung sind.

„Wir haben die Funktionen von Netstock praktisch im gesamten Unternehmen vorgestellt. Dadurch besteht heute deutlich mehr Vertrauen in unsere Einkaufsentscheidungen, weil wir sie auf Grundlage von Daten treffen.“

„Ein weiterer Vorteil, mit dem wir nicht gerechnet hatten, ist, dass wir trotz unseres Unternehmenswachstums unseren Personalbestand stabil halten konnten, anstatt zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen. Mit Netstock arbeiten wir deutlich effizienter.“