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Operation Planning (S&OP)– Schritt für Schritt zu erfolgreicher Planung

Sales & Operation Planning (S&OP) Definition

Sales & Operation Planning sorgt fĂĽr die optimale Abstimmung zwischen der Lieferkette und den anderen essenziell wichtigen Abteilungen des Unternehmens.

Warum es ohne Operation Planning (S&OP) nicht mehr geht

Eines haben alle Unternehmen gemeinsam: Von der Gründung bis zum daily-doing beschäftigen sich alle mit (mindestens) diesen fünf Fragen:

  • Welches Produkt wird produziert?
  • Wie produzieren wir es?
  • Wer kauft es?
  • Wie wird die Logistik organisiert?
  • Last, but not least: Was kostet es?

Allein hinter diesen Fragen verstecken sich oftmals schon Jahre an Planung und Denkaufwand. Aus der Unternehmens-Historie ergeben sich dadurch oftmals einzelne, hoch spezialisierte Abteilungen, die sich intensiv mit einer dieser Fragen beschäftigen. Beispiele dafür sind: Sales, Marketing, Einkauf, Produktion, Logistik und Finanzen.

Jetzt geht es mit S&OP erst richtig los:

Im Zeitalter der Globalisierung arbeiten Unternehmen gleichzeitig in verschiedenen Zeitzonen, managen multinationale Teams und mĂĽssen das alles auch noch aufwendig koordinieren, mit dem Endziel, den Anforderungen ihrer Kunden gerecht zu werden.

Wo liegt die Schwierigkeit fĂĽr Unternehmen ohne Sales & Operation Planning?

Kleines Gedankenexperiment: Die Produktion eines Unternehmens produziert eine Vielzahl an Produkten, aber der Marketing- (bzw. Sales)-Bereich kümmert sich nicht um den Verkauf. Die Folge? Überbestände! Oder andersherum: Die Marketing- und Sales Abteilung bewirbt und verkauft Unmengen an Produkten, aber die Fertigung kommt mit der gefragten Menge überhaupt nicht hinterher. Auch dann ist die Folge: Kunden werden unzufrieden.

Die Lösung: effizientes S&OP

Wie man es also dreht und wendet: Unternehmen benötigen abteilungsübergreifende Kommunikation und genau darum kümmert sich Operation Planning & Sales oder kurz gesagt: S&OP.

Wie sieht Operation Planning praktisch aus?

Reibungslose und abteilungsübergreifende Kommunikation hört sich vielversprechend an. Jeder CEO oder Manager wünscht sich diese Bereicherung für sein Unternehmen. Wie aber setzt man Operation Planning ganz konkret in die Praxis um? Im operativen Alltag wird hier ein wiederkehrender Kreislauf aus Meetings angesetzt, die die Interessen und Expertise der verschiedenen Abteilungen auswerten. Diese 5 Schritte müssen Sie beachten:

1. Von unten nach oben:  Vertrieb erstellt Umsatzprognose

Anhand von historischen Daten und der Expertise der Sales-Mitarbeiter werden erste Prognosen erstellt, wie sich der Umsatz in Zukunft entwickeln könnte.

2. Was wird benötigt? Manager machen Bedarfsplanung

Manager der relevanten Abteilungen treffen sich, um eine Prognose des Bedarfs bzw. Nachfrage fĂĽr Einkauf, Fertigung und Logistik zu erstellen.

3. Supply Planning: genug Kapazitäten frei?

Umsatzprognose und Bedarfsprognose wurden erstellt. Jetzt geht es darum, sich rückzuversichern: Führungskräfte aus beteiligten Bereichen überprüfen in einem Meeting, ob der zuvor prognostizierte Bedarf mit den aktuell vorhandenen Ressourcen realistisch umsetzbar ist.

4. Konkretisierung im S&OP Meeting

Die Hauptverantwortlichen aller Bereiche erstellen eine Analyse aus den zuvor gesammelten Daten und bereiten eine Entscheidungsgrundlage mit Handlungsempfehlung fĂĽr den CEO vor.

5. Finalisierung: CEO trifft Entscheidung

Der CEO trifft die Entscheidung und der Plan wird dem gesamten Unternehmen kommuniziert. AnschlieĂźend beginnt der Kreislauf von vorn. Diese Schleife sorgt dafĂĽr, dass die einzelnen Schritte stetig optimiert werden und S&OP sich unternehmensĂĽbergreifend weiterentwickelt.

Wie werden Prozesse optimiert?

Für eine solide Datengrundlage, auf der strategische Entscheidungen beruhen, werden in jedem einzelnen Schritt softwaregestützte Analysen getätigt. S&OP stützt sich daher (unter anderem) auf diese Softwarekategorien:

  • ERP (Enterprise Resource Planning)
  • MRP (Materialbedarfsplanung)
  • WMS (Warehouse Management System)

Was sind die Nachteile von S&OP?

Sales & Operations Planning gibt es schon seit den 80er-Jahren. Auf dieser historischen Datenlage wurden mit der Zeit auch einige Schwachstellen dieser Vorgehensweise sichtbar:

  • Stakeholder Interessen: Am S&OP Prozess sind (je nach Unternehmensgröße) viele verschiedene Parteien mit verschiedenen Interessen vertreten. Diese Interessen kollidieren in der Praxis oft. Einfaches Beispiel: Vertriebsmitarbeiter geben die prognostizierten Verkäufe tendenziell eher gering an, da sie bestimmte Absatzziele erreichen mĂĽssen und sich mit optimistischen Zahlen selbst (finanziell) schaden wĂĽrden.
  • Zeitverschwendung: Unmengen an immer wiederkehrenden Meetings sind hauptsächlich eins: echte Zeitfresser! Das ganze Konzept aus S&OP basiert aber auf einer hierarchischen Meeting-Kultur und ist daher ziemlich zeitintensiv.
  • Ungenaue Vorhersagen und Verkomplizierung: Die verschiedenen Prognosen sind zu keinem Zeitpunkt zu 100 % akkurat. Versuche, die oftmals auf Software basierenden Vorhersagen zu optimieren, mĂĽnden nicht selten in einer Verkomplizierung des gesamten Systems.  Ein kompliziertes System ist schwerfällig und bewegt sich daher nur sehr langsam und konsumiert Zeit und wertvolle Ressourcen.

Softwarelösungen für Operation Planning (S&OP)

Die Verbesserung und Entwicklung der Performance von S&OP-Prozessen sind durch spezialisierte Software möglich. Eine gut durchdachte Software ist der Ausgangspunkt für ein minimal zeitintensives Supply-Chain-Management und unterstützt in jeglichen Bereichen durch vielfältige Funktionen in der Betriebsplanung und Produktionsplanung. Gut konzipierte Software hilft zusätzlich in der Finanzplanung unter Berücksichtigung aller relevanten Daten – und das in Echtzeit. Viele Meetings werden dadurch überflüssig und falls sie doch benötigt werden, können diese ortsunabhängig und auf Grundlage aktuellster Daten durchgeführt werden.

Sales & Operation Planning kurz und knapp:

Der Einsatz von S&OP ist historisch erprobt und beruht darauf, dass die Kommunikation zwischen verschiedenen Bereichen eines Unternehmens sichergestellt werden muss, um die bestmögliche Performance zu erreichen. Vor allem der Bereich der Logistik bzw. des Supply-Chain-Managements wird dadurch stark optimiert. Warenströme werden zuverlässig geplant und machen Unternehmen dadurch leistungsfähig. Durch immer wiederkehrende Kommunikations-Zyklen bleiben Unternehmen dabei flexibel und können auf Schwankungen des Markts gezielt reagieren und haben stets eine verlässliche Datengrundlage. S&OP hat Schwächen, da Interessen vieler Stakeholder aufeinandertreffen. Durch die Anwendung spezialisierter Software wird Operation Planning auf die nächste Stufe gebracht, da Prozesse automatisiert werden können und Schwachpunkte gezielt angegangen werden.

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