Was ist Bestandsmanagement?

Bestandsmanagement wird benötigt, um die Lagerbestände auf optimaler Menge zu halten. Ziel des Bestandsmanagements ist es, so viele Lagerbestände wie nötig und so wenig wie möglich im Lager zu führen. Das ermöglicht effizienten Service und ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit.

Welche Faktoren haben Einfluss auf das Bestandsmanagement?

Die Einflüsse auf das Bestandsmanagement lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

Interne Faktoren: Hier kommt es auf die Art des Unternehmens an. Was wird produziert? Wie flexibel wird produziert und wie viele Fertigungsstufen gibt es? Jedes Unternehmen beantwortet diese Fragen individuell und hat damit auch individuelle Herausforderungen im internen Bereich. Es lässt sich aber sagen: Auf interne Faktoren kann reagiert und Einfluss genommen werden. 

Externe Faktoren: Hier spielen vorwiegend Lieferanten eine große Rolle. Unternehmen sind davon abhängig, dass Lieferanten die definierten Liefertermine einhalten. Außerdem muss die Qualität und Anzahl der gelieferten Güter korrekt sein.  Gleichzeitig gehören zu den externen Faktoren auch Entwicklungen am Markt. Etwa ein plötzlicher Anstieg in der Nachfrage für ein bestimmtes Produkt. Auf externe Faktoren kann daher nur bedingt Einfluss genommen werden. Hier ist es umso wichtiger, schnell und adäquat mit durchdachtem Bestandsmanagement zu reagieren.

Wieso ist Bestandsmanagement wichtig?

Alle Bestände im Lager binden in letzter Konsequenz wertvolles Kapital. Je höher der Lagerbestand, desto geringer die Liquidität. Im Umkehrschluss bedeutet das: Ein gut durchdachtes Bestandsmanagement hilft, den Kapitalbedarf zu senken. Das freigesetzte Kapital kann dadurch an anderer Stelle sinnvoll investiert werden. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Das Lagerrisiko wird gesenkt. Auf der anderen Seite ist es gleichzeitig wichtig zu sehen, dass trotz dessen immer genug Lagerbestände vorhanden sein sollten, um Engpässe bei der Belieferung von Kunden zu vermeiden. 

Wie läuft Bestandsmanagement ab?

Im Grunde benötigt erfolgreiches Bestandsmanagement immer drei Schritte: 

• Bedarfsplanung: Ziel bei der Bedarfsplanung ist es, die zukünftigen Bedarfe so akkurat wie möglich zu planen und Vorhersagen zu treffen.
• Lagerbestandsplanung: Hier sind drei Größen zu beachten. Zunächst wird hier der Sicherheitsbestand definiert. Das ist der Bestand, der immer im Lager sein sollte, um auch in Notfallsituationen noch liefern zu können. Damit geht dann auch der Meldebestand einher. Hier wird definiert, ab wann eine (automatische) Bestellung ausgelöst werden muss, damit der Sicherheitsbestand (auch Mindestbestand genannt) gewährleistet ist. Die letzte Variable ist die Bestimmung des Maximalbestands. Als abschließender Schritt in der Lagerbestandsplanung wird hier bestimmt, was die Höchstgrenze an Lagerbeständen darstellt. Diese sollte nicht überschritten werden, um unnötige Kosten zu vermeiden.
• Beschaffungsplanung: Dieser Teil des Bestandsmanagements ist der letzte Schritt. Hier geht es darum, die optimale Balance aus dem prognostizierten Bedarf und der Lagerbestandsplanung zu gewährleisten. Von der Warenbeschaffung bis zur Logistik wird in dieser Phase alles geplant. 

Kann man Bestandsmanagement optimieren?

Letztlich geht es im Bestandsmanagement immer darum, genau das richtige Maß an Ressourcen, Waren und Produkten im Lager zu halten. Also so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig. Ziel eines jeden Unternehmens bei der Bestandsoptimierung ist es daher, alles dafür zu tun, um genau dieses richtige Maß zu finden. Aufgrund der Komplexität der dahinterstehenden Logistik und den unzähligen Faktoren ist ein 100 % akkurates Bestandsmanagement in der Praxis nicht möglich. Jedoch gibt es verschiedene Methoden, die angewandt und miteinander kombiniert werden können, um dem Optimum so nah wie möglich zu kommen. 

Das kommt gerade richtig – Just in time!

Für Unternehmen, wo die Supply Chain der Produkte planbar ist, kann die „Just in time“ Methode hilfreich sein. Das bedeutet, Ressourcen werden genau dann geliefert, wenn sie in der Produktion verarbeitet werden können. Bzw. Produkte werden genau zu dem Zeitpunkt fertiggestellt, wenn Kunden sie benötigen. Dadurch werden die Lagerbestände reduziert und in letzter Konsequenz die Kosten gesenkt. 

ABC-Analyse 

Hier werden alle Waren im Lager in drei Kategorien unterteilt. Die Kategorien lauten: Sehr wichtig (A), wichtig (B) und weniger wichtig (C). Dadurch können Unternehmen ihre Waren so planen, dass möglichst nur Waren gelagert werden, die einen hohen Umsatz erwirtschaften und oft verkauft werden. 

FIFO und LIFO

Je nach geführten Produkten und wirtschaftlicher Situation ist eine nähere Betrachtung der Reihenfolge, in der die Waren verkauft werden, durchaus sinnvoll und Teil der Optimierung. 

• FIFO (First in First out): Das bedeutet praktisch, dass die ältesten Waren zuerst verkauft werden. Gerade bei Unternehmen, die auf Handel mit verderblichen Waren spezialisiert sind, ist diese Methode praktisch. 
• LIFO (last in First out): Hier werden die neusten Waren als Erstes wieder verkauft. Das kann aus steuerrechtlichen Gründen Sinn ergeben. Gerade in Zeiten von Geldentwertung (Inflation).

Digitales Bestandsmanagement

Für die beste Nutzung des Optimierungspotenzials ist es heutzutage unerlässlich, digitale Helfer zur Hand zu nehmen. Planungssoftware, die in Echtzeit valide Informationen über Lieferketten und Überschreitungen oder Unterschreitungen von Lagerbeständen gibt, hat viele Vorteile.  

Was ist ein Zielsystem beim Bestandsmanagement? 

Ein Zielsystem dient dazu, das Bestandsmanagement in messbare Größen zu bringen. Daraus lässt sich also ableiten, wie erfolgreich das Bestandsmanagement ist. Grundsätzlich sind die drei Messgrößen: Kapitalbindung, Lieferservice und Kapitalbindungskosten.

Ist das Bestandsmanagement erfolgreich? 

Anhand der drei Messgrößen lässt sich das grundsätzlich gut bestimmen

• Kapitalbindung:  Hier geht es darum, eine möglichst geringe Anzahl an Vorräten im Lager zu halten.  
• Lieferservice: Zu diesem Bereich gehört die Fähigkeit zu liefern, sowie die Anzahl der gelieferten Ware und ob angegebene Termine eingehalten werden. Auch “Stock outs” werden hier berücksichtigt. 
• Kapitalbindungskosten: Dazu gehören alle Kosten, die für den Lagerbestand auftreten.

Worauf muss man beim Bestandsmanagement achten? 

Diese vier Aspekte sollten beim Bestandsmanagement immer beachtet werden:

• Tracking: Sie sollten stets wissen, wo sich ihre Ressourcen gerade in der Lieferkette befinden. 
• Auftragsmanagement: Dazu gehört die kontinuierliche Anpassung von Preisen, das Aussenden von neuen Angeboten und das Handling von Retouren. 
• Übertragung: Ist Ihre Ware am richtigen Ort? Stellen Sie stets sicher, dass ihre Ressourcen auch genau dort sind, wo sie wirklich gebraucht werden. 
• Controlling: Sammeln Sie Daten und analysieren Sie die Prozesse. Dadurch können sie im besten Fall wertvolle Informationen für Bedarfsprognosen, Lieferfähigkeit und Überbestände ableiten. 

Was ist der Unterschied zwischen Bestandsmanagement und Bestandskontrolle? 

Die Bereiche sind in der Praxis eng miteinander verwoben. Allerdings sind auch einige Unterschiede zu markieren. Das Bestandsmanagement ist die umfassende Strategie mit allen Komponenten, um den optimalen Lagerbestand zu gewährleisten. Die Bestandskontrolle hingegen beschäftigt sich eher mit den genauen Abläufen und Prozessen sowie dem Tracking des vorhandenen Bestands.  In der Praxis ist es möglich für beide Bereiche separate Systeme zu nutzen, oder Lösungen zu verwenden, die bereits beide Bereiche integriert haben. 

Bestandsmanagement Zusammenfassung

Bestandsmanagement ist nah verwandt mit der Bestandsoptimierung. Beim Bestandsmanagement geht es darum, eine akkurate Bestandsplanung vorzunehmen. Je weniger Waren im Bestand gelagert werden, desto höher ist die Liquidität und desto niedriger die Kapitalbindung.  Bei optimiertem Bestandsmanagement braucht es die drei Teilbereiche Bedarfsplanung, Lagerbestandsplanung und Beschaffungsplanung. Jeder Teilbereich hat seine wesentlichen Schwerpunkte und Verfahren. Für eine Verbesserung der Lagerhaltungen und der Bestandsführung können verschiedene Methoden wie die ABC-Methode und Softwarelösungen eingesetzt werden. Die Einflüsse auf das Bestandsmanagement können sowohl intern als auch extern sein und sind oft von komplexer Natur.  Bei der Beschaffung und Disposition von Waren sollte stets darauf geachtet werden, über alle Vorgänge möglichst klar im Bilde zu sein. Je genauer der Überblick über die Supply Chain, das Tracking, Auftragsmanagement und Controlling, desto besser kann die Berechnung und Erstellung von Prognosen geschehen.